Vorbereitung der Mitgliederversammlung

Verspätete Einladung zur MV und deren Folgen

Fehler bei der Einberufung der Mitgliederversammlung können zur Unwirksamkeit beziehungsweise Nichtigkeit der dort gefassten Beschlüsse führen. Bei der Einberufung sollte daher der Vorstand akribisch darauf achten, dass die Formalien der Satzung eingehalten werden. Besonders ist darauf zu achten, dass alle Mitglieder – also auch die nicht stimmberechtigten -  form- und fristgerecht geladen werden.

Grundsätze der Entscheidung des OLG

Bestimmt die Satzung des e.V. eine Frist für die Einberufung der Mitgliederversammlung, beginnt diese Frist zu dem Zeitpunkt, an dem mit dem Zugang der Einladung an alle (!) Mitglieder gerechnet werden kann. Die Einladung muss also rechtzeitig zur Post aufgegeben werden, damit der Post nach dem gewöhnlichen Gang der Dinge genügend Zeit bleibt, die Einladungen zuzustellen. Auf den tatsächlichen Zugang bei jedem einzelnen Mitglied kommt es insofern nicht an.

Wird das Einladungsschreiben rechtzeitig eingeworfen, darf der Verein nach Auffassung des OLG damit rechnen, dass es am nächsten Tag zugestellt wird. Die Beweislast, dass die Einladung zu spät zugestellt wurde – mit der Folge, dass bei der Mitgliederversammlung vorgenommene Beschlüsse deshalb unwirksam sind – liegt beim Mitglied. Der Verein kann die rechtzeitige Einlieferung mit dem Postbeleg und mit Zeugen nachweisen.

Prüfung der Zustellzeiten der Post

Maßgeblich ist die normale Laufzeit für formlos versandte Briefe, die innerhalb Deutschlands einen Tag beträgt. Dies setzt jedoch voraus, dass die Sendungen zu einem bestimmten Zeitpunkt beim Absenderpostamt abgegeben sein müssen. Wann Sendungen einen Empfänger in einem bestimmten Postleitzahlenbereich erreichen, ergibt sich aus www.deutschepost.de.

Bei werktags aufgegebenen Postsendungen darf der Absender deshalb grundsätzlich darauf vertrauen, dass diese innerhalb des Bundesgebietes am nächsten Werktag den Empfänger erreichen (BGH, Beschluss v. 19.6.2013).

Nachweispflichten des Vereins

Kann ein e.V. nachweisen, dass der Beschluss auch bei Anwesenheit nicht geladener Mitglieder nicht anders ausgefallen wäre, ist der Beschluss also trotzdem wirksam. Dafür genügt aber nicht das bloße Zahlenverhältnis bei der Stimmauszählung. Auch die mögliche Einflussnahme eines Mitglieds auf das Abstimmverhalten durch Teilnahme an der Diskussion, muss beachtet werden.

Da sich diese mögliche Einflussnahme kaum widerlegen lässt, muss der Verein nachweisen können, dass das Abstimmungsergebnis so eindeutig war, dass die Einflussnahme keine Rolle gespielt hätte.

Der Nachweis, dass die Abstimmung auch bei Anwesenheit der betreffenden Mitglieder nicht anders ausgefallen wäre, ist meist nur in zwei Fällen denkbar:
Es gab keine Beschlussalternativen. Die Mitglieder konnten also nur mit „Ja“ oder „Nein“ stimmen und die Ja-Stimmen überwogen deutlich. Beispiel: Für den 1. Vorsitzenden kandidierte nur eine Person.
Die Mehrheitsverhältnisse sind so eindeutig, dass auch eine erhebliche Beeinflussung des Abstimmungsverhaltens zum gleichen Ergebnis geführt hätte.

Klare Satzungsregelungen erforderlich

Bei der Formulierung der Ladungsfristen in der Satzung ist daher darauf zu achten, ob maßgeblicher Zeitpunkt die fristgerechte Versendung der Einladung ist oder der Zugang der Sendung beim Mitglied.
Nach der Rechtsprechung des BGH kommt es dabei darauf an, den Mitgliedern Dispositionsschutz zu gewähren, d.h. genügend Zeit einzuräumen, um sich auf den Termin und den Inhalt der Mitgliederversammlung einzustellen und vorzubereiten.
Insofern kommt es nicht auf den tatsächlichen Zugang der Einladung an.
Quelle: OLG München, Urteil v. 11.5.2015, Az.: 31Wx123/15; BLSV Nr. 12